仕事のチームワーク向上！実用的コラボレーションツール 11 選

チームワークは、画像、映像、コピー、その他マーケティング、人事など、あらゆる素材の制作を含む、組織のクリエイティブとデザインのアウトプットを向上させる重要な要素です。チームメンバーとの連携をより密にすることができれば、「1＋1＞2」の効果を発揮し、プロジェクトを成功に導くことができるでしょう。

しかし、「言うは易く行うは難し」です。新商品やマーケティングキャンペーンをデザインする際にも、チームメンバーにはそれぞれの意見があり、いわゆる「コラボレーション」が実現しにくかったり、スローガンに成り下がってしまったりすることもしばしば見受けられます。そこで、本記事では、チームが非効率なコミュニケーションをせず、効果的にコンセンサスを得られるよう、チームコラボレーションのヒントと実践的なコラボレーションツールをご紹介します！

なぜコラボレーションツールが重要なのか？

一般的に、職場では多かれ少なかれ同僚と諍いを起こす可能性があります。そのため、自分たちが目指している協力のモデルは実現不可能だと考えるチームもあるでしょう。しかし、チームの規模や社内政治の影響力に関係なく、どのようなチームでも協力は可能なのです。同僚は、率直にアイデアを共有し、目標達成のために助け合い、物事の進め方を伝え合い、集団としての成功を目指すことによって、協力に努めるべきだと言えます。

また、コラボレーションのプロセスを改善するために、コラボレーションツールの利用をお勧めします。まずは、おすすめコラボレーションツールの記事で紹介されているリストを閲覧し、各ツールの使い方や適用プロセスについて学んでみましょう。その後、本記事で紹介するチームコラボレーション方法を検討し、さらにコラボレーションツールを検討することで、チームワークの効果を高めることができます！

最適なコラボレーションを実現するための 7 つの方法

チームワークを高めるには、リーダーとチームメンバーの間で、上から下まで意識的に結束力を高める努力が必要となってきます。お互いの意見が合わなかったり、意見が食い違ったりすることもあるかもしれませんが、時間をかけてより良いチームワークを粘り強く追求することが、より良い提案や最終的な成果の向上につながり、デザインチームは健全なコミュニケーションの機会をより多く作ることができるようになります。

それでは、チームの求心力を高める方法をいくつかご紹介しましょう。

1. すべての対立が否定的でないことを理解する

対立はチームワークに悪影響を及ぼすと考える人が多いと思いますが、実は、チームの絆を深める強力な良薬にもなり得ます。同僚と必ずしも意見が一致するとは限りませんが、このような違いや議論を通じて、自分たちの考えの実際のゴールを明確にすることができます。

つまり、チームが難しい内部コミュニケーションに遭遇した場合、その価値を評価すべきなのです。なぜなら、デザインチーム、そして関連するあらゆるチームが、互いのアイデアについて快適に議論し、尊重し合えるようになれば、より良い結果を生み出すために改善することができるからです。より良い結果を出すために改善することができ、予期せぬ出来事に直面しても、より回復力を高めることができます。しかし、健全なチームの対立は、機転と敬意に基づいたものであるべきで、そうでなければ良い影響を与えないことも覚えておきましょう。

2. 新しいプロジェクトが始まる前に目標を明確に設定する

デザインや製品立ち上げのプロセスで、チームは作業に没頭してしまうことがあります。立ち止まって本来の意図を再検討しなければ、本当に達成したいことから簡単に脱線してしまいます。

新商品のマーケティングキャンペーンを計画しているとして、グラフィック、ビデオ、コピーなどの「周辺アイテムのデザイン」が必要だとして、様々なアイテムの中で商品の核となるコンセプトが見失われないようにするために、以下のポイントを考え直してみるといいでしょう。

• このイベントのポイントは何ですか？
• このイベントの目的は何ですか？
• このイベントは知名度を上げるためですか？売上を伸ばすためですか？それともブランドの評判を高めるためでしょうか？

3. フロー修正の設計

デザインの過程では、多くの修正や調整が必要になることが多いでしょう。このステップを真剣に考えない人もいるかもしれませんが、実は、間違った種類の微調整は、企業に深刻なダメージを与えたり、デザインからインスピレーションや創造性を奪ってしまうことさえあるのです。

そのため、避けられない修正作業では、ニーズを明確に伝え、調整と話し合いのプロセスをより効率的にするために、できるだけ詳細な情報を提供すべきです。また、間違った方向に進んでしまわないよう、修正状況を把握しておくとよいでしょう。

4. クリティカルレビューの係を任命する

マネージャーや上司に、あるサイトには Open Sans フォントを使うように要求され、別の上司には Montserrat フォントを使うように要求された、という状況に陥ったことはないでしょうか？私たちは皆、2 つの好みの間に挟まれる不安感を知っています。だからこそ、デザインのクリティカルレビューに関しては、誰が最終的な決定権を持つのかをチーム内で明確にすべきなのです。

理想的には、アートディレクターやマーケティングマネージャーのような、最もクリエイティブな人物に決定を委ねるべきです。いざとなったらポスターや映画、広告の最終的なデザインを決定できる、チーム全員が信頼できる人物をチーム内に一人置くべきでしょう。

5. 会議のアジェンダを作る

効果的でない会議に年間数百万時間を浪費している企業があるという調査結果が出ており、典型的な週 1 回の会議では、年間 30 万時間の労働時間を費やすことさえあります。

しかし、ビジネスにおけるあらゆることと同様に、悪い会議は直すことができます。会議のプロセスを整え、参加者がこれから何が起こり、何を達成したいのかを知ることで、会議時間を最大 80％ 短縮することが可能です。そうすることで、会議を効率的に進め、少ない労力と時間で議論を終えることができます。

6. 能力だけでなく、メンバーの相性も重視する

想像力がチーム作りに欠かせない能力であることは間違いありませんが、能力だけでは十分ではありません。チームとしてよりよく働いてもらうためには、メンバー同士の相性を確認する必要があります。

ライティングやグラフィックデザインにおけるスタッフのスキルを把握するだけでなく、メンバー同士のコミュニケーション能力、お互いの状況に対する反応の速さ、批判に対する寛容さなどをじっくり観察してみましょう。チームがネガティブな化学反応に悩まされているときは、チームのコンディションを改善するために時間を取りましょう。場合によっては、チームビルディングや休暇のために 1 ～ 2 日オフィスを離れてみるのも効果的かもしれません。

7. 他人のアイデアを否定しないようにする

デザインチームやクリエイティブな仕事をする人たちと仕事をしていると、ミーティングやブレーンストーミングのセッションで、お互いのアイデアを否定し合うことがよくあります。これは必ずしも有益ではなく、うっかりアイデアを簡単に否定するような文化を作ってしまうと、批判的思考やチームワークを妨げてしまいます。

アイデアビルディングという共同戦略を試してみて、他の人よりも早く実現できる簡単なプロジェクトを選び、それを却下する前に、自分のひらめきを説明する時間を全員に与えてみてはどうでしょう？そうすれば、同僚が共有するクレイジーなアイデアが、会社が待ち望んでいた新しいゲームのルールとなるかもしれません。

チームワークを効果的に向上させたいなら、これらのツールをお見逃しなく！

チームワークの考え方について学んだ後は、これらの方法をサポートするコラボレーションツールについて見ていきましょう。テクノロジーがチームファシリテーションの重要な要素となっている今、チームワークをより迅速に強化し、プロジェクトやワークフローをより効果的に進めることができるコラボレーションツールを取り入れることが重要です。

ここでは 3 つのアプリと、それに代わる優れたプランを紹介します。

• プロジェクト管理ツール
• インスピレーションツール
• コミュニケーションツール

これらのツールがなぜ重要なのか、また代替となる優れたツールについても見ていきましょう！

8. プロジェクト管理ツール

調査によると、プロジェクトマネジメントを重要なタスクと考えている組織は 46％ に過ぎませんが、こうした意思決定がより高い成果につながる可能性があります。プロジェクト管理ツールは、チームメンバーがタスクやマイルストーンを共有するためのアプリケーションやソフトウェアであり、マネージャーがチームメンバーにタスクを割り当てたり、他のチームメンバーがアプリケーション上で進捗状況を共有したり、アイデアを議論したりすることなどが簡単にできます。

プロジェクト管理ツールは、マイルストーン、期限、ドキュメントのフォーマット、指示を統一されたレイアウトで管理するのに役立ちます。チームメンバーに編集権限を開放することで、スーパーバイザーは全員が時間通りに仕事をアップロードしていることを確認し、メンバー全員がいつでもレイアウト上のステータスや結果を更新できるようにすることもできます。

プロジェクト管理ツールの例

• Monday — プロジェクト管理プロセスを迅速かつ容易にする幅広い自動化機能を備えた、人気の高いプロジェクト管理システム。
• Trello — チームやプロフェッショナルのための最も簡単なプロジェクト管理・チームコラボレーションツールの 1 つ。
• Notion — 現在最も人気のある生産性向上ツールの一つで、個人やチームがマイルストーンを管理できる機能とテンプレートを備えています。

9. インスピレーションツール

ウェブサイトやゲームデザイン、マーケティングキャンペーンに取り組むとき、アイデア出しやブレインストーミングのセッションが必ずあります。伝統的なホワイトボードとマイクを超える可能性を探しているなら、以下のツールがあなたとあなたのデザインチームが優れたデザインコンセプトを生み出すのに役立ちます。

インスピレーションツールの例

• Whimsical — 使いやすいバーチャルパネルで、クリエイティブボード、フローチャート、ユーザーエクスペリエンスワイヤーフレームなどを作成できます。
• Miro — Whimsical のより強力なバージョンで、複数の人がミーティングやブレインストームにアイデアを追加できます。
• Mural — 仮想の付箋紙で操作するカードアプリ Mural は、実行計画、キャンペーンのアイデア、マーケティング活動、コンテンツテーマなどを一括管理する必要があるときに、インスピレーションを簡単に利用できます。

10. コミュニケーションツール

COVID - 19 が流行る中、私たちは、たとえ全員が同じ空間や国にいなくても、チームと協力することが可能であることを学びました。そしてその過程で、コミュニケーションツールはさらに普及しました。ここでは、アウトブレイク中に好評を博した、より多くのコラボレーションを促進し、プログラムを持続させるのに役立つ人気のツールをいくつか紹介します！

コミュニケーションツールの例

• Slack — Slack は Facebook Messenger のようなもので、仕事チームのためのセキュリティバージョンです。Slack のより革命的な部分の 1 つは、より多くのチームコラボレーションを可能にし、仮想環境でチームとしての結束を可能にする生産性ツールとの広範的な統合です。
• Gather — Gather は、バーチャルなロールプレイングゲーム空間にユーザーを引き込むことで、オンラインチームミーティングをより楽しいものにしてくれます。漫画のようなキャラクターや環境の中で、チームメンバーが動き回ったり、他のメンバーと話したり、コミュニケーションをとったり、アイデアを交換したりすることができます。
• Zoom — Zoom の人気はここ数年で劇的に高まり、今では最も人気のあるオンライン会議ツールの一つです。

11. アセット管理ツール

アセット管理ツールは、チームがドキュメントやデータ、その他のデジタル素材を保管する場所であり、メンバー全員が必要なものを簡単に見つけられるようにしてくれます。これらの機能は、単にクラウドフォルダとして機能するだけでなく、デザイナーやクリエイティブチームに、作業を管理、フィルタリング、分類する優れた方法を提供し、特定のファイルを探す時間を節約します。

アセット管理ツールの例

Eagle — ドキュメント保存プロセスのスピードアップに貢献します。デザイナーは Eagle を使ってデザインのインスピレーションやドキュメントを保存し、簡単に情報を見つけて共有することができます。

まとめ：コラボレーションが成功の鍵

目標に向かって努力するうちに、チームで物事を成し遂げることがいかに簡単で効率的であるか、そしてチームワークはまさに成功への鍵のひとつであることにすぐに気づくことでしょう。チームワークは必ずしも容易ではありませんが、チームワークを向上させるために時間と労力を投資する価値は十分にあると言えるでしょう。

本記事は Eagle チーム 久江 によって翻訳されました。元記事のソース 11 Best Practices & Tools For Optimizing Collaboration Process、著者 Angel Wang。